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Politique de confidentialité

1. Identité et coordonnées de Let's Work bv

Let's Work est reconnue comme agence de placement privée en Région flamande sous le numéro d'agrément VG. 45/BU, dans la Région de Bruxelles-Capitale : 00015-405-20130404 et pour la sélection en Wallonie: W.RS.936

1.1. Identité de Let's Work

Aux fins du traitement des données, le responsable du traitement est le suivant, conformément à la loi sur sur la protection des données et au règlement général sur la protection des données (RGPD) :
Let's Work bv
siège social : Westlaan 371, 8800 Roeselare
Inscrite à la BCE sous le numéro BE 0462.733.946

1.2. Coordonnées de Let's Work bv

Vous pouvez contacter l'entreprise par le biais du service clientèle à l'adresse suivante : Westlaan 371, 8800 Roeselare

Tél. : +32 56 24 15 58
e-mail : info@letswork.be
Web : www.letswork.be

1.3. Coordonnées du délégué à la protection des données

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO - Data Protection Officer) pour toute question relative à la déclaration de confidentialité ci-dessous.

Ivan Deneweth

Tél. : +32 56 24 15 58
e-mail : privacy@letswork.be

2. Champ d'application

La législation sur la protection des données couvre la « Loi vie privée » jusqu'au 24/05/2018 inclus, et le « Règlement général sur la protection des données » à partir du 25/05/2018.

La Loi vie privée fait référence à la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Le règlement général sur la protection des données désigne le « Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel [...] » et ses lois et décrets d'application (RGPD).

La présente politique de confidentialité de Let's Work bv s'applique à tous les traitements de données à caractère personnel effectués par Let's Work bv dans le cadre du recrutement et de la sélection de candidats et de la correspondance avec des emplois appropriés. La présente politique de confidentialité de Let's Work bv vous est fournie conformément à l'article 13 et eq. du RGPD.

3. Finalités du traitement

Vos données sont collectées principalement à des fins de recrutement et de sélection des demandeurs d'emploi et pour trouver un emploi approprié, notamment :

  • la gestion des données du candidat employé
  • l'analyse et la correspondance entre les candidats et les offres d'emploi
  • la communication avec le candidat
  • le marketing direct lié aux offres d'emploi, après consentement explicite du candidat
  • l'évaluation et les tests des candidats
  • l'administration des salaires
  • la communication avec le client dans le cadre d'une offre d'emploi et/ou d'un emploi
  • la communication relative aux déclarations obligatoires dans le cadre de l'emploi (par exemple, pour la déclaration dimona, votre numéro de registre national est transmis aux services de sécurité sociale compétents, en cas d'accident, nous transmettons vos données personnelles (y compris les données médicales) à notre assurance accidents du travail...)

4. Bases légales du traitement

En tant que responsable du traitement, Let's Work ne peut traiter vos données à caractère personnel que sur la base d'un ou de plusieurs des motifs légaux suivants :

 

  • la personne concernée a donné son autorisation pour le traitement de ses données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
  • le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures prises à la demande de celle-ci préalablement à la conclusion d'un contrat ;
  • le traitement est nécessaire afin de respecter une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
  • le traitement est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ;
  • le traitement est nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée dans l'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
  • le traitement est nécessaire afin de protéger les intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers, sauf si les intérêts de la personne concernée l'emportent sur ceux du responsable du traitement.

 

5. Le traitement des données en tant que responsable du traitement

5.1. Données à caractère personnel

Dans le cadre du recrutement, de la sélection et de la mise en correspondance, Let's Work bv traitera les données personnelles suivantes :

  • Données d'identification
  • Données de localisation
  • Données de communication
  • Numéro de registre national
  • Données fiscales
  • Composition de la famille
  • Détails financiers
  • Éducation et formation
  • Profession et relations
  • Notes prises lors de l'entretien d'embauche

 

5.2. Catégories spéciales

 

Let's Work bv ne traite que des catégories spéciales de données à caractère personnel conformément à l'article 9 du RGPD.

5.3. Durée de conservation

Let's Work bv conserve vos données à caractère personnel pendant 2 ans.

Vos données à caractère personnel seront en tout état de cause conservées conformément à la législation spécifique, ainsi qu'aux délais de prescription légaux qui nous obligent à conserver vos données à caractère personnel plus longtemps, par exemple pour nous défendre contre une action en justice.

6. Vos droits en tant que personne concernée

  • un affichage clair, concis, transparent et compréhensible : les informations doivent vous être présentées sous une forme facilement accessible et dans un langage écrit clair et simple. En tant que responsable du traitement de vos données, nous nous engageons à vous fournir les informations que vous demandez dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Des exceptions à ce délai seront d'application en fonction de la complexité de votre demande, comme décrit à l'article 12, paragraphe 3, du RGPD.
  • l'accès à vos données à caractère personnel : vous avez le droit d'être informé sur le traitement de vos données à caractère personnel par Let's Work bv. Si les informations nécessaires concernant ce traitement de données ne peuvent être trouvées dans la politique de confidentialité, Let's Work bv peut être contacté via les données mentionnées à l'article 1 ci-dessus.
  • le droit de rectification : vous pouvez demander vos données et les modifier (ou les faire modifer).
  • le droit à l'effacement des données : en tant que personne concernée, vous avez le droit d'être oublié si les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins prévues, à moins que la loi ne nous empêche de répondre à votre demande.
  • Vous avez le droit de limiter (temporairement) le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, par exemple pour empêcher que certains documents dont vous avez besoin dans le cadre d'un litige soient supprimés de nos fichiers, ou par exemple pour empêcher que certains documents soient établis par nos soins à votre ancienne adresse, tant que la procédure de changement d'adresse/domicile est en cours...
  • la possibilité d'être informé de la rectification ou de l'effacement des données à caractère personnel si vous le demandez.
  • le droit à la portabilité des données : en tant que personne concernée, vous pouvez demander que les données disponibles soient transférées directement à un autre responsable du traitement, si cela est techniquement possible et via un support électronique.
  • le droit d'opposition : vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes.
  • le droit de retrait du consentement : dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.
  • la prise de décision individuelle automatisée, y compris le profilage : chaque demande est traitée individuellement et manuellement. Aucune procédure n'est entièrement automatisée. Vous avez le droit de vous opposer au profilage (une forme de traitement automatisé de données à caractère personnel, qui implique l'évaluation d'aspects personnels des individus, par exemple via les médias sociaux).

 

Si des données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel à cette fin.

 

Ce droit ne s'applique pas lorsque :
1. la prise de décision est nécessaire pour conclure ou exécuter un accord ;
2. il est autorisé par la loi ;
3. il est fondé sur un consentement explicite.

Un certain nombre de restrictions s'appliquent aux droits susmentionnés. Celles-ci sont énoncées à l'article 23 du RGPD.

6.1. Communication

Afin d'exercer chacun des droits décrits dans la présente politique de confidentialité, la personne concernée peut contacter Let's Work bv :

  • par la poste ;
  • par e-mail à l'adresse privacy@letswork.be ;
  • par le biais d'une demande via le site Internet.

 

Dans le cadre de l'application du RGPD, Let's Work bv fournira gratuitement une copie des données à caractère personnel qui sont traitées sur vous. Si la personne concernée fait une demande par e-mail, et sauf demande contraire, les informations seront fournies sous une forme électronique similaire à celle utilisée.

 

Si les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, Let's Work bv peut :

  • demander une indemnité raisonnable compte tenu des coûts administratifs liés à la fourniture des informations ou des communications ou à la réalisation des actions demandées ;
  • refuser de répondre à la demande.

 

Si Let's Work bv a des doutes raisonnables quant à l'identité de la personne physique qui fait la demande telle que décrite à l'article 6.2 ci-dessus, Let's Work bv peut demander à obtenir des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne concernée.

 

6.2. Plaintes

6.2.1. Traitées par Let's Work

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de Let's Work bv :

 

Let's Work bv fournira à la personne concernée les informations demandées concernant les mesures prises en réponse à la demande, sans retard injustifié et dans tous les cas dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, en fonction de la complexité de la demande. Let's Work bv vous informera de cette prolongation dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, en indiquant la raison du retard.

 

Si Let's Work bv ne donne pas suite à votre demande, Let's Work bv vous informera sans délai et au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande des raisons pour lesquelles il n'a pas été donné suite à celle-ci.

6.2.1. Traitées par door l'autorité de contrôle

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission belge de la vie privée (également dénommée Autorité de protection des données) :

Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
tél. : +32 (0)2 274 48 00
fax. : +32 (0)2 274 48 35
e-mail : commission@privacycommission.be
web : www.privacycommission.be/nl

Ce qui précède est sans préjudice d'un recours devant un tribunal civil. Si vous subissez un préjudice à la suite du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une demande de dommages et intérêts.

7. Traitement des données à caractère personnel et transfert des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel seront traitées dans le pays où se trouve le siège social de Let's Work bv ou dans tout autre lieu au sein de l'Union européenne.
Vos données ne seront transférées ou traitées que par les pays dont le niveau de protection peut être considéré comme approprié. La Commission européenne a déterminé quels pays sont reconnus.

Certains tiers traitent des données à caractère personnel au nom de notre organisation afin d'accomplir une certaine tâche. Nous concluons des accords de traitement avec toutes ces organisations, qui agissent en tant que sous-traitants, et nous nous efforçons de garantir qu'elles protègent correctement vos données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, louées, distribuées ou mises à la disposition de tiers à des fins commerciales, sauf dans les cas décrits ci-dessus ou avec votre consentement préalable.

En fonction de la finalité et de la nécessité du traitement, les données à caractère personnel peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

  • d'autres entreprises privées (comme des clients)
  • les autorités de sécurité sociale
  • le secrétariat social
  • les services de protection et de prévention
  • l'hébergeur
  • les sociétés affiliées au sein du groupe Let's Work
  • le cabinet d'audit

En de rares occasions, nous pouvons être amenés à divulguer vos données à caractère personnel en vertu d'une décision de justice ou pour nous conformer à d'autres lois ou règlements obligatoires.

 

8. Sécurité

Nous veillons à ce que les mesures techniques et organisationnelles nécessaires soient prises à tout moment pour préserver la confidentialité de vos données à caractère personnel. Par exemple, nos mots de passe sont régulièrement mis à jour et nous sécurisons l'accès à vos données ou la réalisation de sauvegardes.
En outre, nous veillons à ce que seules les personnes autorisées aient accès à vos données.

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